Clear Books' beste tijdbesparende technieken

In de drukke wereld van vandaag telt elke seconde en daarom wil Clear Books je alle zakelijke applicaties bieden die je nodig hebt om zo efficiënt mogelijk zaken te doen.

We weten ook dat onze klanten een berg aan kennis hebben als het gaat om zakendoen; daarom hebben we wat onderzoek gedaan onder de Clear Books-community om te achterhalen welke tips en trucs jij hanteert om je tijd zo goed mogelijk te gebruiken...

1. Benut de cloud

Het gebruik van cloud software betekent dat er geen tijd wordt verspild aan het installeren van software, hardware, enz. Eén apparaat + één internetverbinding = een hele berg apparatuur pre-cloud. Cloud-software betekent ook dat je al jouw bestanden (documenten, spreadsheets, foto's) op één plaats kunt bewaren en alles kunt benaderen via elk soort apparaat.

2. Ga mobiel

In staat zijn om die 'twee minuten' klussen te doen met een iPhone of iPad als je niet op kantoor bent, kan de doorslag geven. Met de mobiele app van Clear Books kun je een foto maken van een kwitantie en deze koppelen aan een onkostendeclaratie, wat betekent dat je één ding minder hoeft te onthouden wanneer je weer terug bent op kantoor.

3. Beperk het checken van e-mails

Als je het type persoon bent dat altijd zijn e-mails wil checken, kan dit soms afleiden van andere taken. Probeer het lezen en beantwoorden te beperken tot vaste perioden: één keer 's ochtends, één keer 's middags en als je echt toegewijd bent, één keer in de avond! Als de verleiding echt te groot wordt, kunnen services zoals Email Ninja Kit helpen om 'rommel' te verwijderen en de constante stroom van berichten te stoppen

4. Maak sjablonen

Wanneer je merkt dat je vaak dezelfde e-mail naar verschillende klanten stuurt, neem dan even de tijd om een vast sjabloon te maken en pas alleen de details aan waar nodig. Zoals een van onze klanten opmerkt: 'Klanten krijgen altijd professionele, standaard e-mails – en het bespaart een hoop tijd!'

5. Ga automatisch

Technologie evolueert en creëert steeds meer shortcuts, maar soms is het moeilijk om bij te houden wat nieuw is. Het loont de moeite om nu even tijd te nemen om functionaliteiten in uw meest gebruikte tools te onderzoeken die later tijd kunnen besparen – zo vind je in Clear Books Accounts bijvoorbeeld automatische betalingsherinneringen, geautomatiseerde bankafschriften en terugkerende facturen. Deze TED Talk bevat meer tijdbesparende tips.

6. Gebruik een text expander app

Met Apps zoals Breevy kan je bepaalde lange maar veel gebruikte woorden of zinnen opslaan al korte codes. Je kunt bijvoorbeeld, in plaats van een klantnaam met veel leestekens erin telkens opnieuw te moeten intypen, deze vervangen door een vaste afkorting en...voilá.

7. Schaf papier af

1. Digitaal zakendoen is niet alleen milieuvriendelijk maar ook goed voor je time management. Tips zoals erop staan dat leveranciers hun facturen via PDF aanleveren en Clear Books gebruiken om papierloze rekeningen en offertes te sturen, maken het leven een stuk simpeler. Kijk eens naar Wunderlist, daar kan je allerlei handige digitale lijstjes maken.

8. Denk olifant

Als er zich een taak aandient, lijkt het soms makkelijker om deze uit te stellen. Maar dit leidt er juist toe dat je er steeds meer tegen opziet als de deadline nadert en de tijd opraakt. Eén klant adviseert om deze taken aan te pakken alsof je een olifant moet eten: in plaats van dat je overweldigd wordt door zijn omvang, hak je hem in 'brokken olifant' en neem je één hap tegelijk. Dit zorgt voor een kalmere, meer gefocuste en efficiënte aanpak van elke 'mammoet' taak.

Laat ons weten of je meer tips hebt die we kunnen toevoegen aan de lijst en of bovenstaande tips jou helpen!