Wat is een voorlopige boeking en wat is transactie-administratie?

Als providers van administratiesoftware worden ons vaak lastige administratievragen gesteld. Dit gaf ons de inspiratie om een nieuwe serie regelmatige blogs op te zetten, waarin we vragen beantwoorden die het meest gesteld worden. Hiermee willen we onze klanten helpen het administratiejargon beter te begrijpen.

Wat is een voorlopige boeking?

Met een voorlopige boeking kan een bedrijf uitgaven of opbrengsten traceren wanneer ze zijn aangegaan, ook als er nog geen geld is uitgegeven of ontvangen.

Wat is transactie-administratie?

Als een bedrijf transactie-administratie gebruikt, boekt het opbrengsten wanneer de transactie is voltooid en niet wanneer het bedrijft het geld ontvangt. Eenvoudig gezegd —— het bedrijf boekt opbrengsten wanneer deze worden verdiend, ook als klant deze nog niet heeft betaald.

Een veel voorkomend voorbeeld —— een accountant die transactie-administratie toepast, boekt de verdiende opbrengsten wanneer het werk is gedaan, ook als de klant de eindafrekening nog niet heeft betaald. Een ander voorbeeld is als uw bedrijf een verkoop afsluit en het werk om de verkoop te realiseren in april uitvoert, maar het geld in mei ontvangt; dan betekent transactie-administratie dat uw bedrijf de verkoop in zijn boeken opvoert in april omdat toen de factuur is aangemaakt.

Er zijn echter verscheidene administratieve aanpassingen die u moet aanbrengen om ervoor te zorgen dat u de transactie-administratie op correcte wijze uitvoert concept.

Hetzelfde principe geldt voor uitgaven; voorlopig geboekte kosten zijn uitgaven die reeds zijn aangegaan, maar die nog niet zijn betaald.

Bedrijfsmatig uitgedrukt boekt een onderneming alle uitgaven wanneer ze worden aangegaan, ook als de onderneming nog niet voor die benodigdheden heeft betaald. Bijvoorbeeld —— uw accountant kan u de rekening pas sturen na het belastingjaar wanneer hij/zij klaar is met uw boeken. Als de kosten van uw accountant verband houden met een belastingjaar, dan moeten die kosten voorlopig worden geboekt voordat dat jaar eindigt.

Wat zijn de voordelen van transactie-administratie?

• Het helpt bedrijven om een nauwkeurig overzicht te houden van hun financiële activiteiten in een bepaalde periode.
• Het is een effectieve manier voor bedrijven om te voorspellen wat ze op hun toekomstige uitgavenoverzichten zullen zien.

Tip: Met Clear Books maak je ook in een handomdraai een online factuur.Voor meer informatie over het gebruik van onze online administratiesoftware klik op rondleiding